Anna Zastawna

NAWYKI SIŁĄ MENEDŻERA

27 grudnia 2017
brak komentarzy
1 009 wyświetleń

Nawyki w codziennej aktywność każdego z nas dzieli się na czynności wykonywane regularnie, sporadyczne zachowania, a co jakiś czas na zupełnie nowe wyzwania. Nasze codzienne czynności, nawet te, które robimy automatycznie mają wielki wpływ na nasze życie. Udowodniono, że aż 40% czynności, które wykonujemy każdego dnia są to działania podyktowane nawykami, a nie naszymi świadomymi decyzjami.

Nawyki w codziennym życiu

Nawyki są to „wybory, których wszyscy w pewnym momencie naszego życia dokonujemy w sposób celowy, ale nadchodzi taka chwila, kiedy przestajemy o nich myśleć, a wciąż je robimy”[i]. Innymi słowy są to w efekcie końcowym działania w pełni zautomatyzowane. W którymś momencie naszego życia świadomie zdecydowaliśmy jak często będziemy ćwiczyć, czy nauczymy się prowadzić samochód, jak będzie wyglądała nasza poranna toaleta. Po pewnym czasie te, jak i inne czynności stały się dla nas nawykiem. Nie musimy zastanawiać się nad kolejnością wykonywanych czynności, nasza podświadomość decyduje za nas – nasze działanie stało się automatyczne.

Jeśli zrozumiemy jak to się dzieje, jak wygląda proces budowania nawyku, będziemy mogli budować je ze świadomie wybranych działań. Do stworzenia nawyku potrzebne jest zrozumienie jak i kiedy nasza aktywność przekształca się w działanie automatyczne. Dobrze i celowo wykształcone nawyki w znacznym stopniu pomagają optymalnie, a przede wszystkim regularnie, kierować swoim życiem. Nasze skupienie można ukierunkować wtedy na działania i decyzje o dużym, wyjątkowym znaczeniu.

Nawyki

Umysł ludzki wciąż podejmuje próby automatyzacji działań po to, by ograniczyć zużywanie swych sił. Rutynowe czynności, które wykonujemy w codziennym życiu są przekształcane w nawyki po to, by nasz mózg mógł pracować wydajniej nad zadaniami wymagającymi większego skupienia.

Nawyki – jak wygląda proces ich tworzenia

Proces tworzenia nawyku zdaje się być trzystopniową pętlą. Pierwszym jej etapem jest wskazówka lub tak zwany wyzwalacz. Jej celem jest określenie jakie zachowanie jest w danej chwili wymagane. Jest to bardzo ważny etap, trzeba zaplanować go tak, żeby w okresie wyrabiania nawyku nie było możliwości, by nieświadomie go pominąć. Może nim być alarm w telefonie, karteczka w widocznym punkcie, przedmiot powiązany z konkretnym nawykiem leżący w miejscu, w którym nie może pozostać niezauważony. Drugim etapem jest zwyczaj (reakcja), czyli konkretne zachowanie, występujące w następstwie danego wyzwalacza. W tym kroku niezbędna jest wysoka motywacja do wprowadzenia zmian, ponieważ dopiero gdy nasze działanie stanie się automatyczne nie będzie wiązało się ze świadomym wysiłkiem. Ostatnią częścią jest nagroda. Może ona mieć charakter emocjonalny, umysłowy lub fizyczny. To ten etap decyduje o tym czy dane zachowanie jest warte zapamiętania i powtarzania. Pragnienie otrzymania nagrody decyduje o trwałości nawyku.

Za przykład weźmy regularne uprawianie sportu. Wyzwalaczem może być tu ciąg czynności np. śniadanie, poranna toaleta, ćwiczenia fizyczne lub nawet sam widok czekających pod drzwiami butów sportowych. Po wskazówce następuje konkretne zachowanie, w tym przypadku aktywność fizyczna. Nagrodą natomiast mogą być endorfiny wydzielające się podczas uprawiania sportu (wskazane przez 92% badanych sportowców[ii]) lub poczucie spełnienia i triumfu po zakończeniu danego treningu (67% badanych). Kolejnym przykładem mogą być wiadomości SMS (lub powiadomienia w mediach społecznościowych). Po usłyszeniu sygnału nadejścia wiadomości (wyzwalacz), często się zdarza, że rzucamy wszystko czym obecnie się zajmujemy, niezależnie od tego co to jest i bezwiednie sięgamy po telefon (zwyczaj), co daje nam chwilową rozrywkę umysłową (nagroda).

Nawyki – proces

W przypadku większości ludzi do wytworzenia nawyku potrzeba około 30 dni regularnych powtórzeń danej czynności. Jeśli jednak podczas tego okresu wystąpią przerwy cały proces może wydłużyć się nawet dwu- lub trzykrotnie. Dobry sposób na pokonanie zniechęcenia, które może pojawić się po kilku dniach znalazł Jakub B. Bączek – czołowy polski trener mentalny. Zaleca on, żeby okres wprowadzania zmian podzielić na etapy. Jeśli udało nam się pozytywnie przejść każdy z czterech przedziałów czasowych (4 pierwsze dni tworzenia nawyku, kolejne: 6, 8 i 12 dni), należy po jego upływie wyznaczyć sobie niewielką nagrodę. Może być nią np.: książka, wyjście do kina, dobra kolacja, weekend w SPA. Nagroda jest ściśle uzależniona od codziennego wykonywania czynności, z której chcemy uczynić nawyk. Jeśli opuścimy choć jeden dzień, cały proces powinno się zacząć od nowa.

W sytuacji gdy chcemy stworzyć nawyk z kilku czynności pozornie ze sobą niepowiązanych, dobrą metodą jest stworzenie tymczasowej checklisty (np. po przyjściu do pracy, menedżer może kolejno: przejrzeć i skorygować plan obecnego dnia, sprawdzić pocztę elektroniczną, zapoznać się z najświeższymi wiadomościami ze swojej branży, po czym przejść do wykonywania zaplanowanych na ten dzień zadań). W przypadku wykonywania zadań z checklisty dużą satysfakcję (nagrodę) daje samo fizyczne „odhaczenie” wykonanych zadań. Powoduje to również utrzymanie na wysokim poziomie motywacji do wykonania kolejnych jej punktów.

Nawyki w zarządzaniu grupą

Jednym z ważniejszych nawyków osoby zarządzającej daną grupą jest optymalne zarządzanie czasem swoim i pracowników. Każdy dzień pracy powinien przybliżać zespół do osiągnięcia wyznaczonych celów. Plan dnia każdego z pracowników, a szczególnie kierownika, powinien być zagospodarowany tak, by optymalnie wykorzystać każdą chwilę. Nie należy przy tym zapominać, o przerwach w obowiązkach, ponieważ to one w dużym stopniu wpływają na zapał i efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na intensywną pracę. Konkretnymi zadaniami powinno być objętych nie więcej niż 70% czasu przeznaczonego na pracę. Pozostałe chwile dobrze jest przeznaczyć na niespodziewane wydarzenia (rozmowy telefoniczne, spotkanie z niezapowiedzianym kontrahentem, rozwiązanie nagłych sytuacji problematycznych). Podczas tworzenia nawyku efektywnego wykorzystania czasu dobrze jest wspomagać się dobrą aplikacją służącą do zarządzania czasem i projektami (np. Nozbe) lub zwykłą checklistą.

Nawyki a zarządzanie grupą

Następnym niezmiernie istotnym nawykiem jest także ustalanie priorytetu swojej pracy i kolejności wykonywania zadań. Włoski uczony Vilfredo Pareto, ponad 100 lat temu wymyślił i opublikował hipotezę, ze 20% wysiłku przekłada się na 80% rezultatu. Warto trzymać się tej zasady i wyznaczyć około 20% najważniejszych, z ogółu obowiązków, które będą przekładały się na największą efektywność naszej pracy. Osoby zarządzające zespołem, mogą również korzystać z delegowania swych obowiązków pracownikom. Pomoże im to znaleźć czas na wykonanie najważniejszych zadań, a dodatkowo będzie do pewnego stopnia usamodzielniało zespół. Dzięki temu menedżer będzie mógł wygospodarować więcej niezakłóconego czasu, by skoncentrować się na szansach rokujących największe możliwości.

Nawyki menedżera

Kolejnym ważnym nawykiem jest ciągły rozwój menedżera. Można to osiągnąć poprzez: szkolenia, konferencje, dalszą edukację specjalistyczną, naukę bezpośrednio od swojego mentora lub przełożonego, a nawet przez regularne czytanie branżowej literatury. „Mówi się, że wystarczy czytać, przez godzinę dziennie by po 3 latach stać się specjalistą, po 4 ekspertem, a po 5 być zapraszanym na drugi koniec kraju w celu wygłoszenia wykładu, za który zapłaci biletami kilkaset osób”[iii]. Niesamowite efekty rozwojowe dają również systematyczne spotkania z coachem. Nie może być on jednak przypadkową osobą, dobrze jest wiedzieć czego od niego oczekujemy i co chcemy z nim osiągnąć. W tworzeniu tego nawyku rozwoju osobistego pomocne może być przypomnienie w telefonie, kalendarzu lub zaplanowanie czytania np. każdego ranka po przebudzeniu albo tuż przed snem.

Przed wszystkimi menedżerami, niezależnie od tego czy jest to menedżer wielkiego przedsiębiorstwa czy może kilkuosobowej grupy, stoi jedno główne zadanie – skuteczność. Ich zakres obowiązków, decyzyjność i odpowiedzialność mogą się różnić, ale skuteczność musi cechować każdego z nich. Spoiwem każdego zespołu jest menedżer. To on odpowiada za ludzi, którzy tworzą podległą mu grupę, za relacje między nimi, za wykonywane przez nich zadania. Cechy i umiejętności kierownika wpływają na cały zespół. Powinien on dążyć do jak największej automatyzacji swych działań, dzięki czemu będzie miał więcej czasu i możliwości, żeby skoncentrować się na zadaniach swoich i podległego mu zespołu. Dzięki świadomie wprowadzonym odpowiednim nawykom, osiągnięcie skuteczności na zadowalającym, pożądanym albo nawet niespotykanym poziomie będzie dużo prostsze do wykonania.

Podsumowując: to jak będzie wyglądało nasze życie osobiste i jak potoczy się nasza kariera w dużej części zależy od zautomatyzowanych działań, które świadomie możemy wypracować. 40% naszych codziennych aktywności wykonywanych w formie wyćwiczonych nawyków pomoże nam stworzyć życie, jakie każdy z nas sobie zaplanuje.

Cytując wspomnianego wcześniej trenera mentalnego Jakuba B. Bączka „Pamiętaj proszę: dobre nawyki to po prostu… dobre życie!”[iv]

[i] Ch. Duhigg „Siła nawyku” s. 17

[ii] Predicting Exercise and Health Behavioral Intentions, Journal of Applied Social Psychology, 32, (2002), 342-356

  1. [iii] B. Bączek „25 miniemerytur. Nawyki najmłodszego polskiego emeryta” s. 65
  2. [iv] B. Bączek „25 miniemerytur. Nawyki najmłodszego polskiego emeryta” s.25

Bibliografia:

  1. Duhigg „Siła nawyku”
  2. B. Bączek „25 miniemerytur. Nawyki najmłodszego polskiego emeryta”
  3. F. Drucker „Menedżer skuteczny”
  4. Predicting Exercise and Health Behavioral Intentions, Journal of Applied Social Psychology, 32, (2002)

Anna Zastawna



brak komentarzy


Zostaw komentarz