Sylwia Murszewska

6 NAJWIĘKSZYCH BŁĘDÓW MENAGERA

17 stycznia 2018
1 komentarz
537 wyświetleń

Nikt nie rodzi się wyśmienitym menedżerem. Menedżerem zostajemy dzięki ciężkiej i mozolnej pracy. Również przez doświadczenie, które budujemy na podstawie zdobytej wiedzy. Nie ma znaczenia czy szefem zostajemy we własnej strukturze czy przechodzimy do innej firmy. Zawsze pierwsze miesiące pracy jako kierownik obarczone jest ryzykiem popełniania błędów. Całe życie pracując robimy zarówno małe jak i duże błędy. Natomiast największą wartością powinno być nastawienie na swój własny rozwój i uświadomienie sobie swoich własnych nawet tych najmniejszych porażek.

A zatem jakie najczęściej popełniane są błędy przez menedżerów?
1. Nastawienie na wynik
Jednym z pierwszych błędów jakie mogę wskazać to nastawienie tylko na wynik.
Osoba zarządzająca jaką jest kierownik (czy dyrektor) od samego początku naciska zespół na osiągnięcie wyniku. Celem jest realizacja i osiągnięcie jak najwyższych planów sprzedażowych. Menedżer chce w ten sposób pokazać swoim przełożonym, że świetnie sobie radzi i decyzja o jego awansie była słuszna.
Niestety z doświadczenia wiem, że zbyt mocny nacisk na wynik daje krótkotrwałe efekty. Ludzie efektywnie pracują, ale stają się narzędziem. Szybko się wypalają i ich efektywność spada. Szukają nowej pracy, przynoszą zwolnienia lekarskie. Z dobrego zespołu robi się wrak.
Będąc kiedyś na stanowisku sprzedawcy doświadczyłam takiego typu zachowania ze strony dyrektora. Dla szefa liczył tylko się wynik i zielone wskaźniki. Ludzie dla niego byli tylko narzędziem, którym mógł sterować. Sam osobiście zamykał się w pokoju i nic „Go” nie interesowało oprócz „słupków” w wykonaniu 100%. Kiedy wynik był poniżej 100% rozliczał z każdej przepracowanej minuty. Nie był to dyrektor, tylko tyran. Stał z zegarkiem w ręku i wyliczał czas, ile kto jest na przerwie. Każda przekroczona minuta była naliczana do czasu pracy. Nie można było między sobą rozmawiać w wolnej chwili, bo od razu delegował do wykonania jakiegoś zadania. Każdy się go bał. Muszę podkreślić, że Dyrektor ten był osobą, która awansowała z grona naszego zespołu. Jako sprzedawca był doskonały, niestety jako dyrektor nie dał rady. Nie umiał zarządzać zespołem w żaden sposób. Wręcz przeciwnie. Nasz zespół przestał się dogadywać, co nigdy wcześniej nie miało miejsca. Po okresie około
trzech miesięcy pracy cały zespół się zwolnił. Było to bardzo ryzykowne. Nikt już jednak nie wytrzymywał presji dyrektora tyrana. Główny szef zamiast przyjąć wypowiedzenie całego zespołu usiadł z nami i zaczął rozmawiać. Rozmowa była indywidualna i wspólna
co doprowadziło do zdegradowania obecnego szefa. Był to osiągnięty przez nas sukces. Dyrektor stał się ponownie zwykłym sprzedawcą, który mógł zarządzać tylko i wyłącznie swoim czasem. Do dzisiaj jest świetnym sprzedawcą osiągającym ponadprzeciętne wyniki
i jest podobno bardzo zintegrowany ze swoim obecnym zespołem sprzedażowym. Z mojej oceny wynika, że męczył się będąc osobą zarządzającą ludźmi. Nie każdy kto jest świetnym sprzedawcą będzie również świetnym szefem. Wyniki to nie wszystko. Wynik pojawiają się, jeśli szef do tego mobilizuje i wspiera swoich ludzi. Sukces osiągamy dzięki wsparciu i otrzymaniu zrozumienia od przełożonego.

2. Obietnice bez pokrycia
Kolejny błąd, a mianowicie drugi jaki mogę wymienić, to obietnice których nie można spełnić. Obietnice które są „puszczane na wiatr”. Powiedziane, ale nie zrealizowane.
Bycie menagerem równe jest posiadaniu władzy. Oznacza to, że mogę zarówno karać jak
i nagradzać swoich pracowników. Często „coś” obiecujemy. Niektóre
obietnice nie mają jednak pokrycia. Obietnice te przede wszystkim dotyczą nagród, premii, podwyżek, możliwości rozwoju. Jeśli pracownik przekona się, że obietnica, którą otrzymał nie zostanie spełniona, mimo, iż on dotrzymał warunków umowy (np. zwiększy sprzedaż), traci zaufanie do szefa. W oczach pracownika traci także szacunek. W tym roku sama jako kierownik muszę przyznać popełniłam błąd. Otrzymałam informację o tym, że będą wypłacane nagrody roczne. Pula na te nagrody była bardzo wysoka. Miałam wskazać pracowników, którzy moim zdaniem zasługują na tę nagrodę. Wskazówką dla mnie było to,
że mam zwrócić uwagę na wykonanie planów sprzedażowych za cały rok oraz za zadania miesięczne. Zadaniem miesięcznym było np. sprzedaż 5 szt. kart kredytowych, w kolejnym np. 5 szt. kont osobistych. Analizując raporty sprzedażowe wyłoniłam 3 osoby z 10-osobowej załogi. Wskazane osoby miały otrzymać po 3 000 zł nagrody. Osoby zgłoszone przeze mnie do bonusu były zaakceptowane. Dzięki takiej informacji chciałam bardziej zmobilizować
te osoby do efektywniejszego zakończenia roku. Miałam nadzieję, że przekazując
tę informację na koniec roku sprzedaż się zwiększy. I tak też się stało. Oddział wykonał plan sprzedażowy na poziomie 120 %. Wracając do pracy po przerwie świątecznej okazało się, że cały bank nie wykonał zamierzonego celu sprzedażowego. Pula nagród została zmniejszona. Z 3 wytypowanych pracowników nagrodę otrzymała tylko 1 osoba. Czułam się bardzo źle z tą informacją. Obiecałam, gwarantowałam, że otrzymają nagrody, a tak się nie stało. Wiem, że zawiodłam swój zespół. Nauczyłam się, żeby w żadnym wypadku nie obiecywać i nie mówić nic wcześniej, zanim nie otrzymam wszystkiego na piśmie. Mnie zawiódł szef, a ja swój zespół. Jeśli nie mamy do końca wpływu na pewne zdarzenia, np. premie i nagrody, lepiej informacje o wypłacie dodatkowych środków zachować do ostatniego momentu. Lepiej cieszyć się dopiero wtedy, kiedy otrzyma się nagrodę niż rozczarować się, kiedy po ciężkiej pracy się jej nie otrzyma.

3. Nieumiejętne delegowanie
Jedną z najważniejszych umiejętności menedżera, jest umiejętność delegowania zadań. Osoby które dopiero rozpoczynają karierę kierownika, często nie potrafią delegować zadań. Boją się zaufać pracownikom. Starają się większość najważniejszych zadań wykonywać samemu lub nadmiernie kontrolują wykonanie, kiedy zlecą zadanie innej osobie.
Efektem pierwszej sytuacji jest doprowadzenie do tego, że pracownik się rozleniwia. Często
z komentarzem od pracownika: „Przecież kierownik zrobi to lepiej”. W drugiej sytuacji pracownik czuje, że menedżer mu nie ufa i sam zaczyna tracić do niego zaufanie.
Ja osobiście przejęłam zespół, który składa się w większości z pracowników przed emeryturą. Panie są przyzwyczajone do tego, że poprzedni dyrektor robił za nie dosłownie wszystko. One miały zająć się tylko sprzedażą, a pozostałe administracyjne sprawy były robione przez dyrektora. Przykładem może tutaj być np. wysyłka archiwum. Produkty zakładane w Oddziale generują dużą ilość umów. Ciekawostka: dokumentów z jednego dnia, u jednego doradcy może się uzbierać nawet około 100 szt. Jeśli mam 10 osobowy zespół, to nie trudno policzyć, że tych dokumentów będzie około 1000 szt. Jeżeli doradcy sami by tego nie archiwizowali, to ja, jako kierownik musiałabym zajmować się tylko tym. Dziwiły się,
że rozdzielam pracę, której dotychczas nigdy nie robiły. Początkowo bunt, obraza.
Po wyjaśnieniu i pokazaniu, w jaki sposób szybko wykonać zadanie załoga przyjęła nowe obowiązki. Oczywiście ze słodkim komentarzem: „Jeszcze przed emeryturą czegoś nowego się nauczę”. Dzięki temu zyskali mój czas dla siebie. Czas, który mogę poświęcić na pomoc im w codziennej pracy – między innymi pomoc w rozmowie z trudnym klientem. Delegowanie bardzo ułatwia pracę. Pomaga także w wyłonieniu najlepszego pracownika, tzn. sprawdzeniu, kto z zespołu bardziej się angażuje w pracę. Obrazuje jakość pracy poszczególnych pracowników. Daje możliwość łatwiejszego wyłonienia pracownika do nagrody, podwyżki, czy też awansu w przyszłości.

4. Zbyt wielka przyjaźń
Kolejny błąd, jaki pojawia się w pracy menedżera to „przyjaźń”. Co to oznacza? Oznacza to, że szef wchodzi zbyt mocno w koleżeńskie relacje z pracownikami. Zbyt mocne przyjacielskie relacje prowadzą do spoufalania się. Udzielania, otrzymywania informacji, które możemy później wykorzystywać, nadużywać. Co może czasami prowadzić do szantażu, zakłopotania. Ten rodzaj błędu można podzielić na dwie formy. Awans
w obrębie struktury, co oznacza, że kierownikiem staje się osoba, która jeszcze wczoraj była na równych prawach z obecnymi podwładnymi. W takich sytuacjach managerowie często chcą zachować dobre relacje z zespołem. Dodatkowo udając, że nic tak naprawdę się nie zmieniło. Takie zachowanie prowadzi najczęściej do utraty szacunku wobec kierownika. Skutkiem tego jest ignorowanie jego poleceń. Obserwując różnych szefów zauważyłam komentarze pracowników:
• „ weź przestań”,
• „zrób to sam”
• „daj spokój, czepiasz się”.
W mojej organizacji szefowie nauczyli się, (lecz musiało minąć wiele lat), że osoba, która awansuje z doradcy na kierownika czy dyrektora, zostaje oddelegowana do innego zespołu. Spowodowało to, że awans doradcy jest bardziej przemyślany i daje możliwość wykazania się takiemu pracownikowi. Pracownik dostaje nowy zespół, w którym może określić zasady, które będą respektowane przez podwładnych.
Drugim typem tego błędu jest chęć bycia po prostu przyjacielem. To prowadzi do spoufalania się pracowników z szefem, a tym samym brak szacunku i pewnego respektu. Szef nakłada ważne zadanie. Komentowane jest przez pracowników „daj spokój i tak to nie wypali”. Kierownik taki nie ma siły przebicia. Brak dyscypliny i dystansu doprowadza do tego, że pracownicy rządzą menagerem. W mojej organizacji znam takie zespoły i kierowników. Obserwując taki zespół stwierdzam, że nic dobrego to nie przynosi. Występowanie tego błędu powoduje, że zespół sprzedażowy nie ma wyniku. Plany sprzedażowe nie są realizowane lub też są realizowane na minimalnym poziomie (czyli np. tylko wymagane 80%). Można być przyjacielem, ale określając w jaki sposób. Trzeba ustalić wspólnie z zespołem zasady które będą towarzyszyły w codziennej pracy. Zasady pomogą i będą wyznaczały reguły przyjacielskich stosunków między pracownikiem i szefem. Ja taki regulamin spisałam z moimi podwładnymi określając naszą pracę zespołową. Jestem zarówno szefem jak i przyjacielem.

5. Rozwój pracowników
Piąty i równie często występujący błąd jaki się pojawia podczas pracy kierownika to: „Brak dbania o rozwój pracownika”.
Każda firma chcąca osiągać sukcesy powinna dbać o rozwój swoich pracowników. Pracownicy dobrze wyszkoleni, posiadający wiedzę prowadzą firmę do osiągnięcia wyznaczonych celów.

Pracownik wyszkolony = pracownik efektywny
Jeśli umożliwiamy zdobywanie nowych umiejętności przez pracownika, doskonalimy ich kompetencje. Dzięki temu też poprawiamy swoje wyniki. Kompetentny szef jest w stanie zatrzymać tych, którzy chcieliby z firmy odejść. Niekompetentni menedżerowie nie radzą sobie z podwyższaniem kwalifikacji u swoich podwładnych. Firma ponosi ogromne wydatki związane z kosztami rotacji personelu i szansą na wykorzystanie potencjału pracowników.
Źli menedżerowie wyrządzają tylko szkody. Najczęstszym powodem, dla którego ludzie odchodzą z pracy, jest słaba relacja z bezpośrednim przełożonym. Nikt nie chce pracować dla osoby, która nie interesuje się rozwojem swoich podwładnych. Nie pomaga im pogłębiać umiejętności ani nabywać nowej wiedzy. Nie docenia ich wkładu w pracę. Kiedy odchodzi pracownik nie powie o tym, że menager jest zły. Nikt nie będzie palił za sobą mostów. Zamiast tego mówią: „Odchodzę, dostałem lepszą propozycję u konkurencji”. W konsekwencji firma w dalszym ciągu żyje w nieświadomości, jak wielką szkodę wyrządzają jej nieudolni menedżerowie.
W jednej z firm, gdzie pracuje moja przyjaciółka wprowadzono bardzo ścisły monitoring pracowników, którzy się zwalniają. Firma zajmuje się sprzedażą sprzętu medycznego. Szczegółowo przeprowadzają badanie, dlaczego „ktoś” się zwalnia sam. Firma przeznacza bardzo wiele środków na przeszkolenie pracownika. Przez 3 miesiące wdrażania, uczenia nowego pracownika ponosi koszty koło 30 000 zł. Kilka lat temu w jednym z punktów w Polsce zwolniono dyrektora. Zadziało się tak dlatego, że nowo zatrudnieni pracownicy zaczęli odchodzić. Przepracowali 4-6 miesiące i odchodzili. Szef, który zarządzał dwudziestoma osobami robił wszystko, aby pracownicy nie zdobywali nowych umiejętności. Nie wysyłał ich na żadne szkolenia. Nowe zatrudnione osoby nie umiały odnaleźć się w roli sprzedawcy. Przyczyną tego był brak wiedzy. Niewiedza powodowała zerowe wykonanie planów sprzedażowych. Przeprowadzono badanie w formie ankiety dla całego zespołu pracowników. Z przeprowadzonego badania wynikało, że Dyrektor obawiał się, że wyszkoleni pracownicy wkrótce zajmą jego miejsce. Bał się ryzyka, że ktoś go wygryzie. Często spotykam się z takim myśleniem, rozmawiając z innymi managerami w różnych firmach. Mają obawy, że za chwilę przyjdzie ktoś lepszy od nich. Dlatego nie dbają o rozwój swoich pracowników.

6. Nieomylność
Szóstym i jednocześnie ostatnim wymienionym przeze mnie błędem jest: „Nieomylność” szefa. Szef pokazuje, że zawsze ma rację i nigdy nie popełnia błędów. Dodam: „żadnych błędów”, „żadnej pomyłki”. Na początku mojej kariery zawodowej miałam szefa, który twierdził, że jest doskonały. Wszystko wie najlepiej, zna bieżące przepisy. Siedział tylko w swoim pokoju i patrzył w monitor. Żadnej pomocy z jego strony. Do restauracji przychodziły dostawy z żywnością, które Szef sam zamawiał. Były zamawiane w dużym nadmiarze. Nie potrzebnie, ale szef wiedział lepiej. Nie słuchał nas jako sprzedawców. Zwykłych pracowników, którzy znali stan magazynu. Żywność była zamrażana, rozmrażana i ponownie zamrażana. Daty przydatności były zmieniane po to, aby przedłużyć żywotność jedzenia. Jedne metki się kończyły, robiło się nowe. Niespodziewanie audyt Sanepidu sprawdza prawidłowość dokumentów oraz stan żywności na magazynie. Wychodzi bardzo wiele nieprawidłowości. Po sprawdzeniu historii zamówień okazało się, że odpowiedzialny za dostawy był sam menager, który bronił się i wszystkiego wypierał. Doskonałość szefa skończyła się ogromną karą nałożoną przez Sanepid na restaurację. Kariera menagera dobiegła końca. Został zwolniony dyscyplinarnie.
Spotykam się wiele razy z sytuacją, kiedy szef pomyli się i nie ma odwagi, aby się do tego przyznać. Niestety takim podejściem bardzo wiele traci w oczach swoich pracowników. Zaufanie i szacunek spadają do minimum.
Jako menedżer również popełniam błędy w swojej pracy. Natomiast mam odwagę się
do nich przyznać. Wiem, że słowa „przepraszam, pomyliłam się”, „zapomniałam”, „popełniłam błąd”, sprawiają, że ludzie nie czują się obrażeni i zwiedzeni. Wręcz przeciwnie, mają do mnie szacunek i zaufanie. Wiedzą, że mogą na mnie liczyć w każdej chwili. Ja nie tylko jestem szefem, który mówi „zrób to”, ale szefem. który przede wszystkim pyta się:
• „ Jak byś to zrobił?”,
• „ Dlaczego tak?”,
• „W jaki sposób? Pokaż mi to.”
Dzięki współpracy między mną, a moimi pracownikami budujemy zgrany zespół. Zespół, który rozmawia i ustala wspólne cele. Cele które realizujemy wspólnie, osiągając ponadprzeciętne wyniki. Dzięki temu, że przyznajemy się, jakie błędy popełniamy i wspólnie próbujemy je naprawić.
Ten, kto pracuje, zawsze popełnia błędy i jest wielki, jeśli tylko umie się do tego przyznać. Uczmy się nie tylko na swoich błędach, ale też na cudzych. Zdobywajmy wiedzę i doskonalmy się, bo błąd zawsze wpisany jest w nasz życiorys. Nie ważne, na jakim jesteśmy stanowisku.

SYLWIA MURSZEWSKA
Kierownik PKO BP SA

 



1 komentarz

  • Rafał

    Rafał23 stycznia 2018Odpowiedz

    Brawo Sylwia! Konkretny i rzeczowy artykuł. Fajnie i z zaciekawieniem się czyta 🙂 Oby więcej takich artykułów na blogu. Pozdrawiam


Zostaw komentarz