„Wszystko można robić lepiej, niż robi się dzisiaj…” – Henry Ford

W rekrutacji rozwój nowych technologii to trend, który coraz silniej wpływa na rynek pracy. Jest to też wyzwanie, w obliczu którego stają menadżerowie oraz działy HR w pozyskiwaniu nowych pracowników. Obecnie, zarówno na zagranicznym, jak i polskim rynku odbywa się walka o jak najlepszych kandydatów. Zmiany w mentalności aplikantów i ich oczekiwaniach wymuszają pojawianie się innowacyjnych form rekrutacji. Wysoki poziom umiejętności komputerowych kandydatów, a także korzystanie z nowoczesnych technologii odsuwają powoli standardowe metody rekrutacyjne na dalszy plan.

Rekrutacja – wideorozmowa kwalifikacyjna

W erze digital komunikacja nabrała zupełnie innego znaczenia. Żyjemy szybciej, zatem komunikujemy się szybciej. Komunikat słowny coraz częściej zostaje zastąpiony ruchomym obrazem. Wszystko za sprawą Skypa, FaceTima, Snapchata czy nawet relacji na Instagramie czy Facebooku. Słowo ciągle się liczy, ale w połączeniu z obrazem zyskuje jeszcze na znaczeniu. Wideo sprzyja jasności i szybkości przekazu, co dziś jest kluczowym elementem. W dobie komunikacji elektronicznej użycie wideo w procesie rekrutacji również znalazło swoje zastosowanie. Mowa o wideorozmowie kwalifikacyjnej. Na czym właściwie polega fenomen nowego trendu? Wideorozmowa jest narzędziem HR, które umożliwia przeprowadzenie spotkania rekrutacyjnego z kandydatem online. Nie ulega wątpliwości, że kandydat i pracodawca wymagają szybkich i skutecznych procesów. Selekcja i rozmowy przesiewowe są często drogie i czasochłonne, a przedłużający się proces rekrutacji jest największą bolączką firm rekrutacyjnych i przedsiębiorców. Procedury rekrutacyjne odbywające się za pomocą Internetu pozwalają zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Dzięki wywiadom wideo kandydaci i menedżerowie mogą odbyć rozmowę w dogodnym dla nich miejscu i czasie. Odległość przestaje tu mieć jakiekolwiek znaczenie. Co więcej globalna rekrutacja pozwala na skuteczniejsze znalezienie idealnego kandydata na stanowisko, nawet z odległych zakątków. Wykorzystanie technologii i wideorozmowy pozwala na zredukowanie ewentualnych strat do minimum. Zatem jest to korzystne dla obu stron. Warto dodać, że wideorozmowy kwalifikacyjne dają możliwość oceny języka ciała, zachowania czy wyglądu, co nie jest możliwe w przypadku rozmowy telefonicznej. Dodatkowym wsparciem wideorozmów są specjalne nakładki, które analizują mimikę twarzy kandydata, jego zachowania ruchowe czy tembr głosu. Dzięki tym wskaźnikom można ocenić czy dany kandydat jest zdenerwowany, mówi prawdę, a także czy posiada odpowiednie predyspozycje wymagane na dane stanowisko.

Wideorozmowa w rekrutacji

Alternatywnym rozwiązaniem do wideorozmowy jest twz. pre-recorded interview. Na czym polega? Otóż w przeciwieństwie do wideorozmowy, która odbywa się „na żywo” w tym przypadku można się przygotować. Pracodawca wysyła link do kandydata, za pomocą którego może nagrać np. 30 sekundowy film z odpowiedziami na zadane pytania. Narzędzie to pozwala na zaprezentowanie siebie z jak najlepszej strony, nie tylko w oparciu o informacje zawarte w CV.

Rozmowy rekrutacyjne w formie wideo szybko stają się gorącym trendem na rynku pracy. Przede wszystkim ze względu na niższe koszty (wystarczy chociażby Skype), oszczędność czasu i zasobów, a także większą wydajność. Oczywiście rozwiązanie to musi być dostosowane do etapu rekrutacji oraz stanowiska, na które prowadzi się nabór. Mimo, że rozwiązania technologiczne stają się standardem, elementu bezpośredniego spotkania nie da się zastąpić. Kontakt interpersonalny to nadal priorytet dla obydwu stron i nie można go wyeliminować. Wideo rozmowa nie zastąpi spotkania face to face, jednak na pierwszym etapie selekcji jest wystarczająca.

Grywalizacja – graj w rekrutację

Innowacyjnym narzędziem, które cieszy się coraz większą popularnością i wspiera standardowe metody rekrutacji jest grywalizacja. Czym jest grywalizacja (inaczej gamifikacja, gryfikacja)? Najprościej to wykorzystanie mechanizmów znanych z gier wideo oraz planszowych do zmotywowania ludzi do określonego działania.

Tradycyjne metody rekrutacyjne stają się coraz mniej atrakcyjne, podczas gdy zadania z elementami zabawy korzystnie wpływają na zaangażowanie i motywację pracowników. Gamifikacja może być tylko drobnym elementem w rekrutacji, ale równie dobrze może stanowić jej podstawę. Jest to uzależnione od kilku czynników, mianowicie branży, stanowiska, a także profilu poszukiwanego pracownika czy po prostu środków, jakie mamy przeznaczone na rekrutację. Grywalizacja sprawdza się zwłaszcza w przypadku rekrutacji skierowanej do młodych osób, gdyż działa na zasadzie wyzwań i zdecydowanie nie przypomina interfejsu standardowego systemu rekrutacyjnego.

Podstawowym założeniem grywalizacji jest fakt, iż ludzie lubią mechanizm gry – zabawę i nagrody. Dlatego też, aby gryfikacja mogła przebiegać w prawidłowy sposób musi opierać się na uczciwości i jasno określonych, przejrzystych regułach. Urozmaicenie rekrutacji o założenia znane z gier postrzegane jest przez wielu ekspertów jako skuteczniejsze i efektywniejsze. Dlaczego? Otóż, dzięki grze rekrutacyjnej istnieje możliwość identyfikacji i weryfikacji określonych predyspozycji przyszłego pracownika, a także można odkryć te cechy charakteru, których nie sposób zweryfikować na podstawie dokumentów aplikacyjnych i krótkiej rozmowy rekrutacyjnej. Gra rekrutacyjna umożliwia sprawdzenie na przykład umiejętności logicznego myślenia i przestrzeni kreatywnej. Gra angażuje emocje, zmusza do analizowania, a także odkrywania własnych silnych i słabych stron. Tym samym wzrasta szansa, by wyłowić spośród kandydatów najlepszą osobę pasującą do danego stanowiska. Piotr Wielgomas, prezes firmy doradztwa personalnego Bigram, słusznie zauważył, że „w grach rekrutacyjnych nie chodzi o to, by sprawdzić kandydatów, ale by wyłowić tych najbardziej przedsiębiorczych, aktywnych i kreatywnych”.

A jak to się zaczęło? L’Oréal, francuski gigant kosmetyczny, jako jeden z pierwszych na świecie postanowił wykorzystać grywalizację w celu rekrutowania nowych pracowników. W 2010 roku lansując grę Reveal by L’Oréal stał się pionierem grywalizacji biznesowej. Do dnia dzisiejszego z powodzeniem wykorzystuje mechanizm grywalizacji w czasie rekrutacji na praktyki studenckie, staże i do pracy w centrali firmy. Chcesz spróbować? Wystarczy rozpocząć grę dostępną na dedykowanej stronie internetowej:

https://brandstorm.loreal.com/en/challenges/landing.

A jak to wygląda w praktyce? Jak przebiega proces projektowania dobrej grywalizacji? Jakich wymaga nakładów pracy, czasu i kosztów? Kiedy warto ją wdrażać, a kiedy nie jest to potrzebna?

Grywalizacja stosowana po amatorsku i bez przemyślenia może zostać całkowicie wypaczona. Dlatego też decydując się na gamifikację jako formę rekrutacji warto skorzystać z usług profesjonalnych firm specjalizujących się w tym zakresie. Proces projektowania jest długotrwały i czasochłonny, gdyż trzeba dokładnie zbadać grupy docelowe, stworzyć przemyślane prototypy oraz stale testować i weryfikować założenia. Ważna jest również estetyka, która musi być dostosowana do oczekiwań odbiorcy. Projektowanie grywalizacji to niełatwa sztuka, gdyż chodzi o zmotywowanie ludzi do konkretnego działania dzięki zabawie. Całość nie musi przypominać gry, ale w wielu wypadkach, żeby być skuteczną i przystosowaną do realiów, musi być platformą lub aplikacją. Dzięki cyfrowym nośnikom możliwości są nieocenione. Tak więc proces badań, projektowania, testowania i wdrażania to najczęściej kilka miesięcy. Taka grywalizacja to koszt rzędu kilkuset tysięcy złotych rocznie. Nic więc dziwnego, że póki co na tego typu rozwiązania decydują się wielkie firmy, które po prostu na to stać.

Kiedy nie wdrażać gamifikacji, jako formy rekrutacji? Odpowiedź jest bardzo prosta. Wówczas, kiedy wdrożenie przebija potencjalne zyski.

Grywalizacja w procesie rekrutacji

Świetnym przykładem rekrutacji wykorzystującej grywalizację jest Kampania Piwowarska. Celem projektu rekrutacyjnego było znalezienie jak najlepszych kandydatów, entuzjastów piwa, którzy chcieliby dołączyć do nowotworzonego portalu o tematyce złocistego napoju. Pierwszy etap polegał na przejściu quizu o nazwie „Gra o Bro”. Kandydat na tym etapie budował profil swojej postaci, nadawał jej cechy, a także odpowiadał na pytania, które sprawdzały jego wiedzę na temat mediów społecznościowych, umiejętność pisania oraz kreatywność. Oczywiście wszystko w formie gry. Do drugiego etapu rekrutacji wyselekcjonowano garstkę uczestników, którzy zostali zaproszeni do siedziby firmy. Obok różnorodnych zadań rekrutacyjnych mieli oni możliwość poznania ciekawostek związanych z produkcją piwa. W ten sposób firma dotarła do wymarzonej grupy docelowej i mogła znaleźć najlepszych pracowników na to stanowisko, a przy okazji wzmocniła swój wizerunek jako pracodawcy.

Wykorzystanie grywalizacji w rekrutacji

Oczywiście rekrutacja wykorzystująca grywalizację nie musi być aż tak technologicznie zaawansowanym narzędziem. Przykładowo jedna z firm tak skonstruowała aplikacje online dla kandydatów do pracy, by sprawdzić cierpliwość i dokładność kandydata. W tym celu specjalnie na stronie www pojawiały się komunikaty typu: „przerwane połączenie”, „wprowadź dane ponownie” czy też „dane nieczytelne”. Chodziło o to, by zmusić zainteresowane osoby do tego, by od początku po raz kolejny wprowadzały niezbędne informacje. Tak przygotowany program do weryfikacji aplikacji był swego rodzaju grą. Kandydat, który co najmniej trzykrotnie poprawnie wprowadził dane, wygrywał, a jego aplikacja była rejestrowana w systemie.

Kolejnym przykładem jest polski oddział Ikea, który w niestandardowy sposób poszukiwał kandydata na stanowisko Local Marketing Managera. Mianowicie zadaniem kandydata było stworzenie ogłoszenia o pracę. Liczyła się kreatywność, innowacyjność i chęć poświęcenia czasu. W tym przypadku również koszty były niewielkie, a proces rekrutacji oparty był na grywalizacji.

Mechanizmy, jakie działają w procesie gamifikacj zaczerpnięte są z zachowań i motywacji, które pojawiają się podczas gier, w których uczestniczymy czy dla własnej przyjemności, czy też z chęci rywalizacji. Dzięki grywalizacji można uzyskać dodatkowy bodziec motywujący uczestników do zwiększonego wysiłku i starania się, aby osiągnąć cel. Grywalizacja w rekrutacji zmienia proces rekrutacji ze stresującego i często biernego sposobu nawiązania relacji w aktywną zabawę, stając się pierwszym etapem wdrożenia w nowe obowiązki.

Wykorzystanie systemu ATS w rekrutacji

Rekrutacja: System ATS (Applicant Tracking System) w rekrutacji

Systemy elektronicznego wspomagania rekrutacji pojawiły się w Polsce kilka lat temu i dziś ich rola w procesie rekrutacji jest nieoceniona. Głównym zadaniem systemu opartego na ATS jest przede wszystkim uporządkowanie procesu zarządzania rekrutacjami, jak i bazą kandydatów w danej firmie.

Systemy ATS to narzędzia wspierające proces aplikowania do firmy, a tym samym dające szereg korzyści. Systemy te wspomagają zbieranie i selekcje aplikacji, tworzą bazę kandydatów, jednocześnie wspomagając komunikację z nimi, a także pomagają w tworzeniu formularzy aplikacyjnych. Korzystają z nich głównie firmy rekrutacyjne oraz najwięksi pracodawcy. Do takich systemów należą globalne rozwiązania, takie jak m.in. TALEO, Talentlink czy Kenexa. Jednym z najpopularniejszych narzędzi tego typu w Polsce jest eRecruiter.

Systemy ATS to aplikacje, które umożliwiają skanowanie dokumentów pod kątem kluczowych słów. Dzięki temu każde CV trafia do jednej, spójnej bazy kandydatów. Aplikacje gromadzone są w jednym miejscu, co więcej można je grupować według określonych kryteriów, takich jak: stanowisko, lokalizacja czy też data aplikacji. Dzięki segregacji według przyjętych kryteriów możliwe jest proste zarządzanie aplikacjami. Narzędzia te pomagają w archiwizowaniu i śledzeniu kontaktu z kandydatami przez cały okres trwania rekrutacji. Rekrutacja przez system ATS pozwala na odciążenie skrzynek e-mail w firmie, co również jest niezwykle istotne. Ponadto system ATS wprowadza standardowe, jednolite formularze, co zdecydowanie ułatwia proces rekrutacyjny.

W ostatnich latach mogliśmy obserwować ewolucję systemu ATS, który początkowo używany był jako baza CV, następnie stał się narzędziem do porównywania CV i komunikowania się z kandydatami, by obecnie służyć jako środek do złożonej analizy procesu rekrutacyjnego. Wkład technologicznych narzędzi w proces rekrutacyjny jest niezwykle znaczący. Dziś staje się koniecznością w procesie skutecznej rekrutacji.

O rekrutacji na zakończenie

Jedyne co jest stałe w życiu, to zmiana. Tej teorii podlega również i rekrutacja. Zatem zmiany, które dokonują się w sposobie rekrutowania są nieuniknione i zdecydowanie możemy mówić o ewolucji w tym zakresie. Zapewne dla pokoleń, które nie wychowały się w dobie komputerów, nowinek technologicznych to swoista rewolucja. Jednak trzeba zdać sobie sprawę, że to co jest już dziś mobilne, będzie jeszcze bardziej mobilne. Rozwój nowych technologii, przemiany zachodzące w społeczeństwie i rosnące wymagania do jakości pracy wymuszają nowe podejście do selekcji kandydatów. Rekrutacja wymaga więc podejmowania działań o charakterze bardziej innowacyjnym, aby ostatecznie sprostać oczekiwaniom kandydatów obecnych na rynku pracy.

Źródła:

1. „Grywalizacja” Paweł Tkaczyk
2. „Grywalizacja. Mechanika gry na stronach www i w aplikacjach mobilnych” Gabe Zichermann, Christopher Cunningham
3. „Rekrutacja – teoria i praktyka” Jacek Woźniak
4. „Rekrutacja i selekcja oparta na dowodach. 33 zasady skutecznego naboru pracowników” Piotr Prokopowicz
5. www.gerere.com
6. www.erecruiter.pl
7. www.weblog.infopraca.pl
8. www.dpm.com.pl

Magdalena Jaglińska

Kierownik Polanglo Sp. z o.o.