Ograniczając zbędne czynności można osiągnąć zdumiewające efekty w zarządzaniu zespołem. Sprawdź, jak to zrobić.

Przewodzenie, kierowanie ludźmi

Tyle mówi się o zarządzaniu. Wszędzie dokoła słyszę o menedżerach, dyrektorach, kierownikach i zarządzaniu, kontrolowaniu, rozliczaniu, nagradzaniu i karaniu.

Tak jak byśmy zapomnieli, że pracownicy korporacji, firm mniejszych i większych nie są wyłącznie pracownikami. Przede wszystkim są ludźmi i dopóki nie zrozumiemy, że każdy pracownik oczekuje ludzkiego traktowania, nie ma mowy o długotrwałej motywacji.

Niestety szkoły kształcą w Polsce głównie pracowników. Mało jest szkół, które opuszczają kandydaci na przedsiębiorców, za to, niczym Reprezentacyjna Kompania Wojska Polskiego, tysiące maturzystów i absolwentów uczelni wychodzą ze szkół, aby zasilić szeregi armii „korporacyjnych biurokratów”. Jedyne, co potrafią, to wykonywać polecenia przełożonych. To smutne.

Szkoląc setki firm spotkałem się z wieloma prośbami ze strony menedżerów, żeby spróbować wyzwolić w ludziach kreatywność, proaktywność i chęć do działania. To nie tak! Nie da się w ciągu jednego czy dwóch dni wyzwolić w kimś czegoś, czego od lat nie używał, a co w szkole i w pracy skutecznie w nim zabito wydając nakazy, zakazy lub karząc, kiedy tylko można i nie nagradzając, kiedy trzeba.

Ludzie nie są masą bezmózgich stworzeń, które działają wyłącznie instynktownie. Ludzie myślą i czują i mimo wszystko potrafią znaleźć sposoby obejścia systemu. Paradoksalnie ci, którzy nie wykazują proaktywności i kreatywności podczas wykonywania zadań, potrafią być doskonale kreatywni i proaktywni w obchodzeniu swoich obowiązków i oszukiwaniu systemu.

Jeszcze nie widziałem szefa, któremu udałoby się wykombinować taki system motywacyjny, który nie byłby równocześnie demotywacyjnym. To samo, co zmotywuje jednych, zawsze odbierze ochotę do działania innym.

Dlatego proponuję zastąpić zarządzanie przewodzeniem, kontrolowanie nadzorowaniem, a bycie przełożonym na bycie człowiekiem.

Wykorzystując swoje osobiste doświadczenia, zdobyte jako wieloletni menedżer korporacyjny i jako właściciel wielu w swoim życiu firm, a także odnosząc się do swoich obserwacji poczynionych w wielu organizacjach, które obecnie szkolę lub którym doradzam, opiszę w tym i kolejnych odcinkach tego bloga proste zasady przewodzenia, które odniosą o wiele lepszy efekt niż kolejne systemy kar i nagród.

Zapraszam do komentowania.

1. Ogranicz biurokrację

Biurokracja zabija nawet najbardziej kreatywne umysły. Chcesz mieć kreatywnych ludzi? Daj im czas na myślenie, a nie na wypełnianie dokumentów, tabelek, raportów. Nie znam organizacji, która przy rozbudowanej biurokracji mocno się rozwija. Dlaczego więc tak często liczba raportów przerasta liczbę pracowników?

Jack Welch – legendarny prezes General Electric – starał się za wszelką cenę eliminować wszystko, co mogłoby zagrozić konkurencyjności firmy. Dlatego w pierwszej kolejności zajął się biurokratycznym podejściem do zarządzania. Kiedy ktoś podchodził do niego i pytał, co ma zrobić, jeżeli w firmie panuje zbyt duża biurokracja, Welch radził: „Wrzuć tam granat i uciekaj!”. Jedną z naczelnych zasad w systemie wartości General Electric za rządów Welcha stała się pogarda dla biurokracji. W GE nazywano biurokrację „Drakulą firmy”, bo nawet przy zażartej walce przeciwko niej wychodziła zza grobu co jakiś czas i skutecznie obracała w pył podejmowane działania.

Na co dzień spotykam „chore” firmy, w których samozwańczy, chcący za wszelką cenę wykazać się przed wyższymi „mistrzami zakonu Biurokratów” zarządcy ludzkich umysłów, wymyślają nowsze i jeszcze nowsze dokumenty, mające na celu tylko jedno: zbieranie haków na niepokornych pracowników i niby dające zwierzchnikom podgląd na wyniki. Paradoks polega na tym, że w większości firm nikt tego nie czyta i nie kontroluje, bo nikt z tych, którzy to wymyślili nie ma na to czasu, ze względu na kolejne tabele i raporty, które sami muszą wypełniać.

Znam firmy, które w systemach motywacyjnych potrafią mieć więcej niż 50 punktów, według których pracownik jest „oceniany”. Z oceną oczywiście nie ma to nic wspólnego. Chodzi tylko o to, żeby mieć jakikolwiek powód, aby pracownikowi obciąć premię lub prowizję, na którą pracował.

18 spotkań dziennie, określona liczba zamówień, określona wysokość wystawionej faktury. To jeszcze da się zrozumieć, ale jeżdżenie na myjnię raz w tygodniu, liczba wpisów do CRM do godziny 24:00 każdego dnia z każdej wizyty, raporty o konkurencji, podsumowanie tygodnia, miesiąca, kwartału, podliczanie kosztów, zbieranie biletów parkingowych, żeby je potem grzecznie naklejać na kolejne raporty dla księgowości, tłumaczenie się z kontroli GPS, potrafią nawet wytrwałym, zdystansowanym analitykom napsuć krwi.

A czy to nie wynik się liczy? Zapomnieliśmy już, że ludzie sami potrafią dbać o siebie i swoje wyniki? Coachowałem jakiś czas temu handlowca, któremu jego menedżer zoptymalizował trasówkę po Warszawie. Uwierzcie mi, nie miało to absolutnie żadnego sensu. Zrobiliśmy jednego dnia ponad 200 km po mieście z jednego końca na drugi, ale za to faktycznie spotkania były umówione i potwierdzone. Widziałem w oczach handlowca złość wymieszaną z rozpaczą, kiedy z Piaseczna pojechaliśmy na Tarchomin (około 32 km), żeby zaraz po spotkaniu znów wrócić do Piaseczna. Wszystko to dlatego, że jego przełożony dostał do wypełniania kolejny raport z optymalizowania tras handlowców i z pozytywną intencją przystąpił do realizacji czegoś, co było potrzebne do dokumentacji.

Ten handlowiec już tam nie pracuje. Jak myślisz – Dlaczego? Bo jest inteligentny, zaangażowany i sam wie, jak robić biznes. Nie wytrzymał kolejnych „dobrych” systemów usprawniających i kontrolujących jego pracę. Zamiast pozyskiwać nowych klientów, realizował biurokratyczne plany swoich szefów. Zmniejszyła mu się liczba wizyt dziennie, liczba zebranych zamówień, a co za tym idzie prowizja ze sprzedaży. Za to powstało kilka fajnych, nikomu nie potrzebnych tabelek z raportami.

Jakiś czas temu rozmawiałem z właścicielem dużej firmy produkcyjnej na Śląsku. Nie wierzył, że z ludzi da się wycisnąć coś więcej poza miernym wykonywaniem poleceń. Faktycznie po zbadaniu firmy okazało się, że z kreatywnością i odpowiedzialnością nie miało to wiele wspólnego. Przez rygorystyczny system kar (o nagrodach mało kto tam słyszał) i dziesiątki spotkań każdego dnia, z których musiały powstawać raporty, notatki, sprawozdania, ludzie przestali mieć siłę i czas na wymyślanie rozwiązań. Ostatecznie doszło do tego, że każdą decyzję operacyjną podejmował sam właściciel, a pracownicy unikali odpowiedzialności jak ognia, bo nikomu nie chciało się potem spowiadać z ewentualnych błędów, trudności, wpadek. Szef kazał, to pracownik zrobił. Proste i niewiarygodnie mało efektywne. Cały system zrzucania winy na inne osoby, pisania maili, ochraniających tyły i umożliwiających znalezienie wytłumaczenia w kwestiach spornych uczy ludzi kombinowania jak przetrwać, a nie jak zarabiać dla siebie i firmy pieniądze.

Dzisiaj jednym z projektów, który toczy się w tej firmie jest „Ograniczenie spotkań i zebrań w firmie”. Sam właściciel uznał, że faktycznie mało jest w tym sensu.

Takich przykładów znam wiele i za każdym razem komplikowanie życia pracownikom miało tylko jeden efekt: brak motywacji, niechęć do angażowania się w sprawy firmy, poczucie bezsensu kreowania nowych rozwiązań i brak odpowiedzialności za efekty. Potem jest już tylko jedna droga – szukać firmy, w której być może jest lepiej. Dlatego co ambitniejsi i odpowiedzialni pracownicy tak szybko odchodzą.

Warto przemyśleć sobie kolejne pomysły na kontrolę i zbieranie danych. Jeżeli tylko można to:

Wyeliminuj wszystkie zbędne czynności. – Włącz w to swoich ludzi, zastanówcie się, co można zrobić, żeby zyskać więcej czasu na efektywne działanie. Może warto zrezygnować z jakichś spotkań lub zapraszać na nie osoby zainteresowane tematem, a nie wszystkich – na wszelki wypadek. Przy odpowiednim przeorganizowaniu zakresu obowiązków pracowników można przy tych samych lub nawet niższych kosztach osiągnąć taki sam efekt, przy czym zadowolenie z pracy oraz motywacja będą na wyższym niż zazwyczaj poziomie. Będę o tym pisał w kolejnych tekstach.

Zredukuj liczbę raportów. – Informacje o klientach, zamówieniach, reklamacjach, wizytach i konkurencji są bardzo ważne dla firmy. Ale zawsze można uprościć część procedur i zawęzić liczbę danych. Widziałem CRM-y niezwykle skomplikowane, ale znam też i takie proste, o których sami handlowcy mówili, że nie mają dużo pracy przy wypełnianiu. Dlatego warto przejrzeć wszystkie narzędzia i jeżeli się da, zredukować lub uprościć. Im prostsze raporty, tym łatwiej je kontrolować i tym łatwiej zobaczyć błędy, które mogą mieć istotny wpływ na skuteczność organizacji.

Uprość drogę podejmowania decyzji. – Jeżeli u ciebie w firmie trzeba czekać na decyzję więcej niż kilka dni, to znaczy, że procedury są zbyt skomplikowane, a ludzie, którzy podpisują się pod decyzjami są zbyt zajęci lub zbyt leniwi, żeby zrobić to szybko. Należy to jak najszybciej zmienić. Ludzie muszą czuć się odpowiedzialni za decyzje i pieniądze firmy. Jeżeli raz czy dwa razy popełnią błąd, to potem będą już uważać. Ale jeżeli decyzje podejmuje za nich ktoś inny, to nigdy nie poczują odpowiedzialności za to, co robią. Razem z obojętnością przychodzi doskonałe alibi – „To nie ja tak zdecydowałem.”

Nie zapomnę jednego ze swoich szefów, który uwielbiał, kiedy pod jego gabinetem stała kolejka ludzi przychodzących po prośbie, błagając o podpis na przedawnionej umowie, fakturze, raporcie, bez czego nie można było dalej procedować. Specjalnie przedłużał podpisywanie dokumentów, bo czuł się wtedy ważniejszy, kiedy kolejka pod gabinetem była odpowiednio długa. A ludzie zamiast zajmować się zarabianiem dla firmy pieniędzy, wysiadywali całymi dniami pod gabinetem. Na szczęście ten idiota już tam nie pracuje i nie zatruwa życia moim kolegom. Ale są pewnie inni z wybujałym ego, którym tytuł „dyr.” przed nazwiskiem nie wystarcza.

Zamiast pisać, powiedz. – Mimo tego, że większość ludzi w firmie zna się i pracuje w odległości 1-2 minut drogi od biurka do biurka lub z pokoju do pokoju, to łatwiej jest napisać 10 maili niż podejść i załatwić sprawę na miejscu – szybko i skutecznie. Każdy z nas wie, że w cztery oczy można przedyskutować od razu więcej wątków i na miejscu podjąć decyzję. Za to mailowo trzeba napisać kilka maili. Potem zaczekać na odpowiedź, a potem znów napisać. Taki mailowy ping pong może trwać nawet kilka dni i dotyczyć sprawy, która zajęłaby maksymalnie 15 minut, jeżeli którejś ze stron chciałoby się ruszyć tyłek z krzesła.

Zabroń rozsyłania firmowego spamu. – W przypadku kwestii spornych, błędów, konfliktów naturalną  pokusą dla ludzi jest włączenie do dyskusji tzw. „Wszystkich Świętych”. Z jednej strony jest to naturalna chęć włączenia w dyskusję osób decyzyjnych, z drugiej zaś szukanie ochrony i wytłumaczenia. Często długotrwała dyskusja skutecznie zapycha skrzynkę mailową osób zupełnie postronnych, ale czytanie nawet niektórych maili zabiera im dużo cennego czasu.

Ogranicz ofertę do granic pojmowania jej przez handlowców i marketingowców. – Nie licz na to, że ludzie będą sprzedawać z zaangażowaniem wszystkie produkty, jeżeli ich nie znają, nie wypróbowali ich i nie są do nich przekonani.

Po powrocie do Apple w 1996 Steve Jobs restrukturyzuje firmę, która stoi na granicy bankructwa. Tylko dni dzieliły Apple od ogłoszenia upadłości, kiedy Jobs każe rozwiązać umowy dystrybucyjne na kilkaset produktów z oferty firmy, których nie było producentem.

Jobs decyduje się na ograniczenie produkowanych lub dystrybuowanych modeli i zwalnia 3000 pracowników, którzy projektowali i sprzedawali setki słabej jakości produktów. Koncentruje całą energię na zaledwie 4 produktach. Dzięki takiej koncentracji i wykorzystaniu skondensowanego zaangażowania pracowników, którzy nie musieli rozdrabniać się więcej na setki produktów, których nie czuli.

W ciągu roku firma Apple znów zaczęła przynosić miliony dolarów zysków.

4-polowy model Jobs’a. Apple ma produkować 4 rodzaje sprzętu, obejmując zasięgiem większą część rynku komputerów osobistych. Koncentracja przynosi natychmiastowy efekt.

Przewodzenie: MNIEJ ZNACZY WIĘCEJ. – To bardzo prosta, ale zarazem bardzo skuteczna zasada .

Jeżeli nie zrobisz nic, aby uprościć ludziom w twojej firmie ich zawodowe obowiązki, to nie możesz mieć do nich pretensji, że nie myślą samodzielnie i są mało kreatywni.

Ludzie nie będą kreatywni i odpowiedzialni, jeżeli biurokracja zabiera im zbyt dużo czasu i energii. Pozostaw ludziom rozsądną swobodę, nie siedź im na karku, usuń biurokratów, wymyślających kolejne dokumenty, raporty, formatki i usuń bariery wynikające z hierarchii.

Kiedy to zrobisz, zostaniesz okrzyknięty najbardziej skutecznym menedżerem w firmie. Powodzenia.

Łukasz Kuciński

Właściciel firmy szkoleniowej Biznes Plus

Prezes zarządu AMS PRESTIGE Sp. z o.o.

Wykładowca na kierunku Akademia Menedżera Sprzedaży

Wykładowca na studiach MBA

lukasz.kucinski@biznesplus.pl

Tel.: 608464555